Implementasi Manajemen E-Arsip dengan pendekatan Chronological Filing System pada CV. Mido Cargo Berbasis Android

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan salah satu hal penting yang harus ada pada suatu lembaga seperti CV. Mido Cargo. Akan tetapi masih sering terjadi kendala dalam pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu perusahaan tersebut karena masih banyak yang melakukan pengeloaan arsip secara manual, khususnya pengeloaan arsip yang ada di CV. Mido Cargo sekarang yang merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang ekspedisi. Penyimpanan manual dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan. Surat merupakan rekaman kegiatan ataupun peristiwa dalam suatu instansi yang harus tersimpan dalam jangka waktu tertentu utnuk kebutuhan tertentu. Surat masuk dan surat keluar hanya didokumentasikan pada pencatatan di buku, sedangkan untuk  pengarsipan surat hanya berupa hardcopy. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dicatat, direkam baik berupa tulisan, gambar sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam dalam kertas maupun computer. Arsip yang tersimpan ada bermacam-macam diantaranya surat masuk umum, surat undangan, arsip kantor dan surat keluar seperti penugasan, surat permohonan dan lain-lain. Pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis dan sulitnya dalam melakukan pencarian surat. Dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut dengan menggunakan Chronological Filing System. Chronological filing system adalah suatu sistem penyimpanan atau pencarian arsip dimana arsiparsip disusun berdasarkan urutan waktu (dari tanggal, bulan, tahun yang tertera di surat) yang dijadikan pokok/judul surat adalah tanggal, bulan, tahun dibuatnya surat tersebut.